Transport et rangement d’archives
Un déménagement d’entreprise inclut souvent aussi un déménagement des archives.
Qui dit archives dit cartons d’archives lourds et volumineux.
Les documents d’entreprise doivent être conservés pendant plusieurs années en fonction de leur nature.
Voici les durées de conservation de quelques documents officiels (source service-public.fr) :
| Document civil et commercial : | Durée d’archivage |
|---|---|
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale | 5 ans |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Correspondance commerciale | 5 ans |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans |
| Document de transport de marchandises | 5 ans |
| Déclaration en douane | 3 ans |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièce comptable : | Durée d’archivage |
|---|---|
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Document fiscal : | Durée d’archivage |
|---|---|
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| BIC, BNC et BA en régime réel | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour l’ EIRL , des sociétés à responsabilité limitée | 6 ans |
| Impôts directs locaux | 6 ans |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE | 6 ans |
| Taxes sur le chiffre d’affaires | 6 ans |
| Document social : | Durée d’archivage |
|---|---|
| Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale ou radiation du RCS |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Gestion du personnel : | Durée d’archivage |
|---|---|
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document sur les contrats de travail, salaires, primes, indemnités,etc | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |